Politica de confidențialitate a Farmexim

În contextul organizării și gestionării procesului de recrutare, putem prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal în ceea ce vă privește:

• informații pe care ni le furnizați dumneavoastră cu ocazia aplicării la unul dintre posturile vacante în cadrul Farmexim prin transmiterea unui CV în atenția noastră (ex. prin e-mail, prin website-ul nostru, personal) ori pe care le primim de la agenții de recrutare/ head-hunting sau de la alte persoane ce dețin CV-ul dvs.

Categoriile de date pe care le putem prelucra în acest context pot include:

• date de identificare (nume, prenume, adresă de e-mail, data nașterii, localitatea de domiciliu, număr de telefon), date/ informații divulgate în mod public în cadrul platformelor online profesionale, date privind studiile generale, de specialitate și alte calificări, experiență anterioară, imaginea (fotografia din CV, dacă ați ales să o includeți), competențe personale și/sau profesionale relevante (cunoașterea limbilor străine, de comunicare, organizatorice, competențe digitale);  
• informații furnizate în contextul participării la procesul de recrutare efectiv (participarea la interviuri/ teste), constând în orice alte date pe care ni le puteți furniza în acest context, inclusiv date obținute de Companie rezultând din testarea aptitudinilor ori a cunoștințelor dvs., precum și informațiile observate de către intervievatori în cadrul oricărui astfel de interviu, cum ar fi stilul de comunicare, tonul, implicarea, trăsăturile de personalitate (curiozitate, creativitate etc.), munca în echipă, colaborarea, abilitățile de conducere și abilitățile de management, în măsura în care acestea reies din interviu și sunt relevante pentru procesul de recrutare;
• în cazul sesiunilor de interviuri online desfășurate prin intermediul serviciului "Microsoft Teams" date personale constând în: adresa de e-mail și numele contului, date de jurnal (adresa IP; data și ora de utilizare a MS Teams; informații privind cantitatea de date și versiunea MS Teams), informații despre ședință (data și ora ședinței; participanții la ședință; ID-ul și parola ședinței) și alte informații despre ședință stocate în MS Teams, informații/date cuprinse în fișiere text, video și audio: texte în chat-uri; fișiere video și audio pentru transmiterea conversației online.

Datele dumneavoastră cu caracter personal furnizate în cadrul proceselor de recrutare active sunt prelucrate în scopul contactării dumneavoastră, desfășurării procesului de recrutare, organizării interviurilor, verificărilor prealabile a aptitudinilor profesionale și personale pentru ocuparea unui loc de muncă vacant, crearea de note interne/ rapoarte/ fișe privind desfășurarea interviurilor/ cercetărilor prealabile, îndeplinirea oricăror demersuri necesare în vederea încheierii contractului de muncă. Prelucrarea se realizează în temeiul: i) efectuării de demersuri în vederea încheierii unui contract de muncă [art. 6 alin 1 lit b GDPR]; ii) îndeplinirii unei obligații legale care îi revine Companiei [art. 6 alin 1 lit c GDPR].

În contextul participării dumneavoastră la procesele de recrutare, vă pot fi solicitate date cu caracter personal suplimentare și/sau pot fi realizate verificări prealabile privind aptitudinile profesionale și personale, inclusiv prin desfășurarea interviurilor online și realizarea în acest context de note interne în temeiul interesului legitim al Companiei [art. 6 alin. 1 lit f GDPR].

Menționăm că în cadrul procesului de recrutare este posibilă utilizarea platformelor profesionale online (ex. LinkedIn) pentru efectuarea verificării prealabile a aptitudinilor profesionale şi personale în raport de natura și specificul postului vizat, în temeiul interesului legitim al Companiei [art. 6 alin. 1 lit f GDPR].

În cazul în care se va încheia un contract de muncă, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate, în special în baza i) executării unui contract de muncă [art. 6 alin. (1) lit. b GDPR] și ii) îndeplinirii obligațiilor legale [art. 6 alin. 1 lit c GDPR], prevăzute de Codul Muncii, de dispozițiile privind sănătatea și securitatea în muncă sau de alte dispoziții legale incidente. Informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal în contextul relațiilor de muncă vă vor fi aduse la cunoștință la momentul încheierii contractului de muncă.

Datele cu caracter personal sunt stocate pentru perioade determinate, aplicând și următoarele criterii: i) termenele stabilite în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile, ii) durata necesară pentru expirarea termenelor legale și/sau de prescripție juridică, precum și iii) termenele și procedurile stabilite în conformitate cu regulile interne, inclusiv cele privind stocarea datelor.

În cazul în care procesul de recrutare s-a finalizat prin încheierea unui contract de muncă, datele furnizate în procesul de recrutare vor rămâne stocate la dosarul dvs de personal și vor fi stocate pentru perioade stabilite conform prevederilor legale sau pentru perioade determinate conform criteriilor de mai sus – pct. ii și iii.

Cu privire la datele stocate în urma consimțământului dvs prealabil, pe acestea le stocăm pentru o perioadă de 3 (trei) ani, prevăzută în formularul de consimțământ sau până la exercitarea dreptului de retragere a acestuia, oricare dintre aceste date survine mai devreme. În situația în care nu doriți să fiți inclus în baza de date a candidaților aparținând Companiei, acest lucru nu va afecta procesul de recrutare pentru postul la care ați aplicat, datele personale urmând a fi șterse după trecerea unui termen general de 6 luni de la data finalizării procesului de recrutare pentru postul vizat, cu respectarea procedurilor interne privind procesul de ștergere a datelor.

În cazul în care datele dumneavoastră au fost stocate și prelucrate în baza interesului nostru legitim, durata de stocare este cea stabilită conform criteriilor indicate de către Operator sau până la manifestarea dreptului de opoziție față de o astfel de prelucrare, oricare dintre acestea survine mai devreme. În această situație nu mai prelucrăm datele personale, cu excepția cazului în care există motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor şi libertăţilor persoanei vizate sau scopul prelucrării este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă.

După finalizarea perioadei de stocare declarată, datele pot fi păstrate numai în situația necesității de conformare cu dispozițiile legale aplicabile, precum și în situația existenței unor motive legitime şi imperioase care justifică prelucrarea.

În cazul în care avem acordul dumneavoastră, prelucrăm datele cu caracter personal furnizate în cadrul CV-ului, precum și, în cazul în care ați participat la un proces de recrutare care nu s-a finalizat cu încheierea unui contract de muncă, informațiile/ documentele comunicate/ obținute sau rezultate în cadrul procesului de recrutare, astfel cum sunt acestea detaliate în capitolul anterior.

Prelucrăm categoriile de date arătate anterior în scopul includerii în baza noastră de date cu candidați, pentru a vă putea contacta în cazul în care vor apărea posturi disponibile potrivite profilului dumneavoastră.

Temeiul prelucrării datelor dumneavoastră în acest context este reprezentat de consimțământul dumneavoastră informat și acordat în mod voluntar – art. 6 alin. (1) lit. a) din GDPR.

Dacă nu doriți să fiți inclus în baza de date a candidaților aparținând Companiei, acest lucru nu va afecta procesul de recrutare pentru postul la care ați aplicat, urmând să vă ștergem datele personale după trecerea unui termen de 6 luni de la data finalizarii procesului de recrutare pentru postul vizat ce nu a fost finalizat prin încheierea contractului individual de muncă.

În cazul în care nu există un proces de recrutare în curs pentru un post la care ați aplicat și nu avem acordul dumneavoastră, nu veți fi inclus în baza noastră de date cu candidați și nu vă vom putea trimite informări cu privire la oportunități viitoare de angajare în compania noastră.

Datele dumneavoastră personale vor fi prelucrate exclusiv în scopul arătat anterior pentru o perioadă de 3 ani de la data acordării prezentului consimțământ sau până la data retagerii consimțământului, oricare dintre aceste situații intervine prima. După această perioadă, datele pot fi păstrate numai în situația necesității de conformare cu dispozițiile legale aplicabile.

Vă puteți retrage în orice moment consimțământul acordat pentru această prelucrare, fără ca această retragere să afecteze legalitatea prelucrării desfășurate înainte de această retragere.

Cu ocazia transmiterii unei solicitări generale de informații, a unei reclamații/ sesizări, ne puteți furniza anumite categorii de date care pot include: nume, prenume, adresă de e-mail și/sau număr de telefon, funcție (dacă e cazul), orice alte informații cu caracter personal pe care ni le furnizați la momentul formulării cererii/solicitării.

Putem colecta de la dvs astfel date cu caracter personal în vederea menținerii unei corespondențe cu dvs, respectiv pentru formularea și transmiterea unui răspuns către dumneavoastră. Astfel, în cazul în care formulați o cerere, o reclamație sau o sesizare vom prelucra datele dvs. în vederea soluționării acesteia.

Temeiul prelucrării datelor dumneavoastră în acest context este reprezentat de interesul legitim al Farmexim – art. 6 alin. (1) lit. f din GDPR.

Există situații în care avem o obligație legală de a formula un răspuns către dumneavoastră, iar aceste situații sunt tratate separat în cadrul prezentului document.

Păstrăm datele dvs cu caracter personal până la soluționarea definitivă a cererii formulate și 3 ani după soluționarea cererii.

În cazul în care între Farmexim și dumneavoastră apare un litigiu, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi stocate în sistemele Farmexim până la soluționarea definitivă a acestui litigiu.

Putem avea acces la informații prin prisma unei relații contractuale cu persoane juridice de drept public sau privat ori a unei interacțiuni cu un partener instituțional/ o autoritate de reglementare și control.

În acest sens, putem prelucra date cu caracter personal ale reprezentanților și persoanelor de contact desemnate de partenerii noștri, ori ale reprezentanților autorităților, după caz.

Acestea pot consta în: nume, prenume, funcție, număr de telefon și adresă de e-mail, data nașterii, semnătura. Aceste date ne sunt transmise de către reprezentanții partenerilor noștri comerciali ori chiar de dvs dacă acționați ca reprezentant legal al acestora ori ca persoană implicată de aceștia în procesul de încheiere / executare a contractului.

Atunci când chiar dvs sunteți partenerul contractual al Companiei, suplimentar informațiilor prevăzute mai sus, putem prelucra și alte categorii de date cu caracter personal, din actul dvs de identitate (precum domiciliul, cod numeric personal, seria și nr. act de identitate), dar și date financiare constând în datele de identificare ale contului dvs bancar.

Pentru activitățile preliminare de due-diligence sau cunoaștere a clienților putem prelucra datele beneficiarilor reali sau ale angajaților ce au funcție de conducere, respectiv nume și prenume, adresă de e-mail, data nașterii, date privind condamnări penale și infracțiuni, în măsura în care acestea sunt publice.

Pentru evaluarea bonității partenerilor de afaceri potențiali și actuali sunt prelucrate date cu caracter personal precum: nume și prenume, data nașterii, companiile în care sunt asociați, funcțiile deținute.

Pentru desfășurarea activității, pot fi organizate întâlniri online (video-call), derulată corespondență electronică, ce poate conține inclusiv documente trimise/ primite spre validare / semnare, situație în care Farmexim poate avea acces la informații precum: numele contului, funcția, adresa de e-mail, fotografia de profil (dacă este adăugată de utilizator), orice alte date disponibile în cadrul pachetului MS Office, date despre întâlniri: data și ora, participanți, imagine, voce, texte din chat, locația (dacă este activată de către participanți), data și ora utilizării aplicației afișarea statusului.

În acest caz, putem folosi datele cu caracter personal pe care ni le furnizați ori pe care le obținem în modalitatea descrisă mai sus în vederea gestionării interacțiunii cu autoritățile, respectiv în vederea gestionării și asigurării bunei desfășurări a relației dintre părți, inclusiv, dar fără a se limita la, semnarea contractului, emiterea, plata ori încasarea facturilor emise in contextul respectivului contract, după caz. De asemenea, vom putea utiliza datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul desfășurării procedurilor interne de due-diligence sau de cunoaștere a clienților, premergătoare încheierii contractului.

Dacă va fi cazul, vom putea utiliza datele cu caracter personal pe care ni le furnizați pentru evaluarea satisfacției partenerilor comerciali sau pentru scopuri legate de cercetările de marketing.

Pentru organizarea întâlnirilor online, Farmexim utilizează serviciile unor parteneri contractuali, respectiv Skype for business, MS Teams, MS Office.

Temeiul prelucrării datelor dumneavoastră în contextul derulării raporturilor contractuale este reprezentat de încheierea și executarea contractului cu angajatorul dumneavoastră sau cu entitatea juridică pe care o reprezentanți, ori chiar cu dvs – când sunteți partenerul nostru contractual – art. 6 alin. (1) lit. b din GDPR, respectiv interesul legitim comun al Companiei si al partenerului contractual de a desfășura respectiva relație contractuala. În etapa preliminară a încheierii contractului cu entitatea juridică, pot interveni prelucrări întemeiate pe interesul legitim al Farmexim ce au în vedere întreprinderea unor măsuri minime necesare pentru cunoașterea partenerilor, procese de due diligence, evaluarea bonității partenerilor, întâlniri online – art. 6 alin. (1) lit. f din GDPR, sau dispozițiile legale aplicabile Farmexim în aceste demersuri – art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR, inclusiv dar fără limitare la Regulamentul Consiliului (CE) 2580/2001 și Regulamentul 881/2002 (due-diligence și KYC).

De asemenea, dacă va fi cazul, putem prelucra o parte dintre aceste date în contextul activității de recuperare a debitelor și al soluționării oricăror diferende ori a altor situații judiciare ce pot apărea în legătură cu executarea contractului. În astfel de cazuri, temeiul prelucrării este reprezentat de interesul legitim al Companiei de a-si proteja situația financiară și activele sale, art. 6 alin. (1) lit. f din GDPR, respectiv obligația legală de a furniza datele în scopul desfășurării procedurilor judiciare, juridice sau al altor formalități extrajudiciare legate de executarea contractului - art 6 alin (1) lit. c din GDPR. Mai putem prelucra anumite date în vederea apărării ori exercitării drepturilor și a intereselor Farmexim în fața notarilor publici, a altor autorități sau instituții publice, a mediatorilor și/ sau a altor organisme publice sau private care soluționează dispute, a avocaților, consultanților noștri sau ale altor persoane fizice sau juridice, publice sau private, care sunt implicate în cadrul negocierilor și/sau a disputelor respective. În astfel de cazuri, temeiul prelucrării diferă în funcție de contextul în care se exercită aceste drepturi, putând fi reprezentat de contractul încheiat cu dvs – art. 6 alin. (1) lit. b din GDPR, ori interesul legitim al acesteia – art. 6 alin. (1) lit. f din GDPR.

Pot exista situații în care prelucrăm date cu caracter personal în vederea îndeplinirii obligațiilor stabilite în sarcina Farmexim de dispoziții legale în materie fiscală, în materie de combatere și prevenire a spălării banilor, ori de conformitate cu Sancțiunile economice Internaționale. În astfel de cazuri, temeiul prelucrării este reprezentat de art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR.

Perioada de stocare este determinată de durata contractului și de termenul de prescripție legal sau contractual, aplicabil. Durata de stocare a datelor dumneavoastră, întemeiate pe contract, poate fi prelungită în cazul în care în sarcina Farmexim există dispoziții legale care impun stocarea acestora pentru o anumită perioadă – cum ar fi cazul obligațiilor legale în materie fiscală, când termenele de stocare pot ajunge până la 10 ani începând cu anul financiar următor celui în care s-a emis/ întocmit respectivul document financiar-contabil.

În cazul în care între Farmexim și partenerul contractual apare un litigiu, este posibil ca datele dumneavoastră cu caracter personal sa fie stocate în sistemele Farmexim până la soluționarea definitivă a acestui litigiu.

În cazul datelor prelucrate în contextul interacțiunii cu autoritățile publice, datele reprezentanților acestora vor fi păstrate pe perioada de timp aferentă obligațiilor legale în temeiul cărora s-a realizat respectiva interacțiune.

Pentru facturi / documente de însoțire a mărfii, putem prelucra date cu caracter personal, astfel:

(1) facturi emise pentru persoane juridice: datele completate de către reprezentantul destinatarului, anume nume și prenume, semnătură

(2) pentru avize de expediție emise in executarea contractelor cu Ministerului Sănătății (livrări la DSP teritoriale): date de identificare si de contact ale reprezentantului destinatarului, in concret: nume, prenume, funcție, nr de telefon de serviciu, adresa de e-mail.

(3) facturi emise pentru persoane fizice: nume, prenume, adresa aparținând persoanei fizice destinatar al facturii.

În acest caz, datele sunt prelucrate pentru desfășurarea activității principale a Farmexim cu respectarea obligațiilor legale aplicabile.

Temeiul prelucrării datelor dumneavoastră este reprezentat de art 6 alin (1) lit. c din GDPR, respectiv îndeplinirea unei obligații legale, prevăzută de Anexa nr. 1 la Ordinul 2634/2015.

De asemenea, dacă va fi cazul, putem prelucra o parte dintre aceste date în contextul activității de recuperare a debitelor și al soluționării oricăror diferende ori a altor situații judiciare ce pot apărea în legătură cu plata facturilor. În astfel de cazuri, temeiul prelucrării este reprezentat de interesul legitim al Companiei de a-si proteja situația financiară și activele sale, art. 6 alin. (1) lit. f din GDPR, respectiv obligația legală de a furniza datele în scopul desfășurării procedurilor judiciare, juridice sau al altor formalități extrajudiciare legate de executarea contractului - art 6 alin (1) lit. c din GDPR. Mai putem prelucra anumite date în vederea apărării ori exercitării drepturilor și a intereselor Farmexim în fața notarilor publici, a altor autorități sau instituții publice, a mediatorilor și/ sau a altor organisme publice sau private care soluționează dispute, a avocaților, consultanților noștri sau ale altor persoane fizice sau juridice, publice sau private, care sunt implicate în cadrul negocierilor și/sau a disputelor respective.

Pot exista situații în care prelucrăm date cu caracter personal în vederea îndeplinirii obligațiilor stabilite în sarcina Farmexim de dispoziții legale în materie fiscală, în materie de combatere și prevenire a spălării banilor, ori de conformitate cu Sancțiunile economice Internaționale. În astfel de cazuri, temeiul prelucrării este reprezentat de art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR.

Perioada de stocare este determinată de dispozițiile legale, respectiv 10 ani cu începere din anul financiar următor celui în care a fost întocmit documentul contabil relevant ori 5 ani cu începere de la 1 iulie a anului financiar următor celui în care a fost întocmit documentul contabil relevant pentru cele întocmite începand cu ianuarie 2023.

În cazul în care între Farmexim și partenerul contractual apare un litigiu, este posibil ca datele dumneavoastră cu caracter personal sa fie stocate în sistemele Farmexim până la soluționarea definitivă a acestui litigiu.

În cazul datelor prelucrate în contextul interacțiunii cu autoritățile publice, datele reprezentanților acestora vor fi păstrate pe perioada de timp aferentă obligațiilor legale în temeiul cărora s-a realizat respectiva interacțiune.

Prin utilizarea platformei (i) 1Voice sunt prelucrate datele apelantului: nume și prenume, societatea pe care o reprezintă, funcția deținută, voce, conținut convorbire, respectiv, (ii) în cazul utilizării platformei de call-center, nume, prenume, număr de telefon, adresă de email, funcție, voce, conținut convorbire.

În cazul platformei 1Voice, datele sunt prelucrate pentru îmbunătățirea și eficientizarea activității principale a Farmexim.

Temeiul prelucrării datelor dumneavoastră este reprezentat de art. 6 alin. (1) lit. f din GDPR, respectiv interesul legitim al Farmexim, urmărind îmbunătățirea și eficientizarea serviciilor oferite.

În cazul platformei de call-center, datele sunt prelucrate pentru gestionarea relațiiilor contractuale, în temeiul obligațiilor legale în domeniul diistribuției de medicamente prevăzute în sarcina Farmexim.

Perioada de stocare este de 6 luni de la înregistrare, respectiv 5 ani, pentru sesizările în legătură cu activitatea de distribuție medicamente.

În cazul în care între Farmexim și partenerul contractual apare un litigiu, este posibil ca datele dumneavoastră cu caracter personal sa fie stocate în sistemele Farmexim până la soluționarea definitivă a acestui litigiu.

În conformitate cu dispozițiile legale aplicabile, respectiv pct. 38 din Anexa nr. 1 la Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar contabile și/sau Legea Arhivelor 16/1996, fiecare societate are obligația legală de a arhiva documentele pe diferite perioade de timp.

Astfel, în funcție de scopul prelucrării, Farmexim va stoca datele dumneavoastră cu caracter personal pe diferite perioade de timp. Persoanele vizate sunt reprezentate de parteneri contractuali (dacă sunt persoane fizice) sau reprezentanții partenerilor contractuali.

Pentru respectarea obligațiilor legale, Societatea arhivează documentele ce conțin date cu caracter personal pentru perioadele indicate de legislație.

Temeiul prelucrării datelor dumneavoastră este reprezentat de art 6 alin (1) lit. c din GDPR, respectiv îndeplinirea unei obligații legale, prevăzută de pct. 38 din Anexa nr. 1 la Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar contabile; Legea Arhivelor 16/1996.

Perioada de stocare este determinată de dispozițiile legale, în funcție de scopul pentru care au fost prelucrate. Activitățile de prelucrare sunt prevăzute în cadrul prezentului document, fiecare menționând perioada de prelucrare de către Farmexim.  

Prelucrăm informații pe care ni le furnizați dvs. și/sau instituția/ unitatea de învățământ pe care o urmați ca urmare a solicitării dumneavoastră, în vederea înscrierii dumneavoastră la stagii de practică organizate de Companie pentru studenți, masteranzi și/sau elevi și, respectiv, a derulării acestora în condițiile prevăzute de actele normative incidente.

Aceste categorii de date pot include: nume, prenume, codul numeric personal, data naşterii, locul naşterii, cetăţenia, identificatorul de paşaport (dacă este cazul), identificatorul permisului de şedere (dacă este cazul), adresa de domiciliu, alte date vizibile în cartea de identitate, adresa unde va locui practicantul pe durata desfăşurării stagiului de practică, calitatea de student/ elev, instituția de învățământ, anul de studii universitar/ școlar, seria, grupa, adresa de e-mail instituțională sau privată, numărul telefon, prezența la stagiul de practica, performanța realizată în cadrul stagiului de practică, rezultatele evaluării profesionale ale practicantului aferente stagiului de practică, calitatea de asigurat a practicantului.

Putem colecta și utiliza datele dumneavoastră cu caracter personal în scopul înscrierii dumneavoastră ca participant la stagii de practică organizate de către Farmexim în parteneriat cu unitățile/ instituțiile de învățământ ce acționează ca organizatori de practică, în condițiile normelor legale incidente (Legea nr 258/2007, privind practica elevilor şi studenţilor, Ordinul Ministerului Educației, Cercetării și Tineretului nr. 3955/2008 privind aprobarea Cadrului general de organizare a stagiilor de practică în cadrul programelor de studii universitare de licenţă şi de masterat şi a Convenţiei-cadru privind efectuarea stagiului de practică în cadrul programelor de studii universitare de licenţă sau masterat, iar – în cazul cetățenilor străini, și ale Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 194/2002 privind regimul străinilor în România, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, Ordinul Ministrului educației naționale nr 3554/2017 de aprobare a Metodologiei de organizare și functionare a învățământului dual, și a actelor normative asociate, astfel cum aceste acte normative pot fi modificate și completate).

De asemenea, putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal în scopuri legate de asigurarea sănătății și securității în muncă, precum și de medicină a muncii, având în vedere prevederile legale incidente.

Temeiul prelucrării datelor dumneavoastră în acest context este reprezentat de încheierea și executarea convenției cadru privind stagiul de practică – art. 6 alin. (1) lit. b din GDPR, precum și de art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR, având în vedere obligațiile legale pe care le are Farmexim in calitate de Partener de practică, precum și faptul că norme legale reglementează conținutul convenției-cadru privind practica.

Atunci când ne-ați acordat consimțământul prealabil și expres în acest sens, putem stoca o parte dintre datele furnizate de dvs. în cadrul acestor stagii (precum, nume, prenume, adresa de e-mail, nr de telefon, localitatea de domiciliu și cea unde ați efectuat stagiul de practică, rezultatul evaluării în urma desfășurării stagiului de practică), pe o perioadă după finalizarea stagiului de practică prevăzută în respectivul consimțământ, pentru a vă contacta ulterior, în scopul de a discuta oportunitatea unei colaborări pe baza unui contract individual de muncă, în vederea stabilirii unui interviu și/sau formulării unei oferte de muncă. In acest caz, temeiul prelucrării este reprezentat de art. 6 alin. (1) lit. a din GDPR.

Perioada de stocare este determinată de durata contractului și 2 (doi) ani după această perioadă. În ceea ce privește datele dumneavoastră prelucrate în scopuri legate de asigurarea sănătății și securității în muncă, durata de stocare este determinată de durata relației contractuale, respectiv, dacă va fi cazul (spre exemplu, în cazul unui accident de muncă), de durata prevăzută de normele legale incidente.

Durata de stocare a datelor dumneavoastră, întemeiate pe contract, poate fi prelungită în cazul în care în sarcina Farmexim există dispoziții legale care impun stocarea acestora pentru o anumită perioadă.

Datele colectate în temeiul consimțământului dvs vor fi stocate pe perioada prevăzută în consimțământul relevant, respectiv până la data retragerii consimțământului, oricare dintre aceste date survine mai devreme.

În cazul în care între Farmexim și dumneavoastră apare un litigiu, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi stocate în sistemele Farmexim până la soluționarea definitivă a acestui litigiu.

Putem prelucra date cu caracter personal pe care ni le furnizați atunci când raportați o reacție adversă la un medicament ori la un alt tip de produs.

Categoriile de date pot include: (i) în cazul persoanei care raportează o reacție adversă: nume, prenume, număr de telefon, e-mail, specialitate medicală și, respectiiv (ii) în cazul pacientului pentru care se face raportarea reacției adverse: inițialele numelui și prenumelui, data nașterii și/sau vârsta, date privind starea de sănătate (reacția adversă, alte medicamente administrate concomitent), durată/ intensitate/ frecvență, parametri fiziologici, analize de laborator, dacă este cazul.

Atunci când ne raportați o reacție adversă la un medicament ori la un alt tip de produs, prelucrăm datele dvs în scopul gestionării respectivului caz, în temeiul obligațiilor legale pe care le are Farmexim – art. 6 alin. 1 lit. (c) din GDPR, respectiv Legea 95/2006 privind reforma în domeniul sănătății.  

Pentru datele prelucrate în vederea îndeplinirii obligațiilor legale ale Companiei, durata de stocare este cea prevăzută de respectivele norme legale, dar nu mai mult de 5 ani de la data colectării acestora.

În cazul în care între Farmexim și dumneavoastră apare un litigiu, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi stocate în sistemele Farmexim până la soluționarea definitivă a acestui litigiu.

Prelucrăm datele cu caracter personal în vederea efectuării de sondaje de evaluare a nivelului de satisfacție în raport de serviciile și bunurile furnizate de Companie.

Categoriile de date prelucrate includ numele, prenumele și adresa de e-mail.

Prelucrăm aceste date în scopul derulării de sondaje de opinie privind calitatea produselor și serviciilor oferite de Companie, în temeiul interesului legitim al Companiei de a-și îmbunătăți  calitatea acestora – art. 6 alin. 1 lit. (f) din GDPR. 

Datele cu caracter personal sunt prelucrate pe toată perioada derulării sondajului de opinie, urmând ca la finalizarea acestuia, datele acestea să fie anonimizate.

Accesarea website-ului www.farmexim.ro nu presupune în mod automat colectarea de date cu caracter personal care să vă identifice în mod direct. În cazul în care decideți să ne furnizați date cu caracter personal prin intermediul website-ului, acestora le devin incidente prevederile de mai sus, în funcție de scopul în care ne contactați.

Cu toate acestea, putem prelucra informații pe care ni le furnizați atunci când accesați website-ul nostru. Datele care pot fi astfel colectate de Companie în procesul de administrare si operare a acestui website pot include: nume, prenume, adresa de e-mail, orice alte date furnizate, direct sau indirect, în contextul interacțiunii cu noi, precum adresa IP.

Atunci când vizitați site-ul nostru, utilizam cookies pentru a colecta automat informații cu caracter tehnic care pot identifica utilizatorul, date ce pot include: adresa IP, tipul de browser utilizat pentru navigarea pe site, sistemul dvs de operare, date privind vizitele pe website.

Mai multe detalii cu privire la utilizarea cookies, inclusiv scopul utilizării lor, temeiul prelucrării, durata stocării, sunt prevăzute în Politica de cookies a Companiei, disponibilă pe site-ul nostru.

Colectarea și înregistrarea în registrul de acces al companiei a tuturor persoanelor care doresc să intre în incinta - proprietatea companiei: la poartă, agentul de pază intretine doua registre de acces, potrivit Normelor metodologice de aplicare a Legii 333/2003, anume unul pentru (i) autovehicule - unde consemneaza numarul de inmatriculare al vehicului, numele si prenumele conducatorului auto al autovehicului sau al delegatului, seria si numarul actului de identitate, destinatia, ora sosirii, ora plecarii, nr avizului/ facturii, observatii, iar unul pentru (ii) persoane fizice - unde consemneaza datele vizitatorului: numele, prenumele, serie si nr act de identitate, destinatia (persoana vizitata - angajat al companiei), ora sosirii, ora plecarii, observatii.

Informațiile care pot fi furnizate/ colectate atunci când intrați în incinta sediului, după caz, pot include următoarele categorii de date:

• imagini care pot fi captate de camerele montate prin sistemul nostru de supraveghere video, camere ce sunt marcate corespunzător;
• date pe care le puteți furniza dvs ca vizitator, în vederea înregistrării în registrul de acces al vizitatorilor, precum nume, prenume, denumirea angajatorului – daca e cazul, data vizitei, scopul (departamentul la care aveți organizată vizita propriu-zisa), serie si numar CI, ora sosirii, ora plecarii, numărul de înmatriculare al vehiculului condus.

Prelucrăm aceste date în scopul de a asigura paza, securitatea și protecția bunurilor și a persoanelor aflate în incinta Companiei, prin implementarea de reguli privind accesul în incintă, prin instalarea de sisteme de supraveghere cu camere video, prin păstrarea registrului de evidență a accesului vizitatorilor.

În astfel de cazuri, temeiul prelucrării este reprezentat de obligațiile legale pe care le are Compania – art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR.

În ce privește imaginile înregistrate de camerele de supraveghere video stocăm datele timp de maximum 30 de zile, perioadă după care acestea se șterg automat prin suprascriere. În anumite situații, la solicitarea expresa a autorităților, ori pentru a apăra ori exercita interesele și drepturile Companiei, anumite înregistrări pot fi stocate o perioadă mai lungă de timp, stabilită de Companie ori până la finalizarea investigațiilor, după caz.

În ceea ce privește registrele de acces auto și ale vizitatorilor, acestea sunt stocate pentru durata stabilita prin normele legale incidente.

Pot exista situații în care vom folosi sau transmite informații pentru a ne proteja drepturile și activitatea comercială. Acestea pot include:

• măsuri de protecție a site-ului web față de atacuri cibernetice;
• măsuri de prevenire și detectare a tentativelor de fraudare, inclusiv transmiterea unor informații către autoritățile publice competente;
• măsuri de monitorizare a traficului și comunicațiilor spre și de la Companie, în vederea detectării oricăror incidente care pot conduce la compromiterea securității datelor și informațiilor Companiei;
• măsuri de gestionare a diverselor altor riscuri.

Datele și informațiile care pot fi prelucrate pentru derularea acestor activități de prevenție și detectare a potențialelor riscuri la adresa securității datelor pot fi reprezentate, după caz, de adresa de email, adresa IP, tipul echipamentului și a browser-ului utilizat, adresa MAC, eventuale date de logare în aplicațiile și sistemele Companiei.

În acest caz, temeiul prelucrării datelor dumneavoastră poate fi reprezentat de interesul legitim al Companiei – art. 6 alin. (1) lit. f din GDPR, respectiv de obligațiile legale pe care le are Compania în calitatea sa de operator de servicii esențiale de a asigura securitatea datelor cu caracter personal pe care le prelucrează, prin asigurarea securității infrastructurii IT – art 6 alin (1) lit. c din GDPR.

Datele prelucrate în scopul asigurării securității infrastructurii IT nu urmăresc niciodată identificarea persoanei fizice, ci doar prevenirea, respectiv detectarea, stoparea, în timp util, a unei amenințări cibernetice asupra echipamentelor, sistemelor și aplicațiilor Companiei. În acest scop, datele sunt stocate pentru o perioadă minimă necesară atingerii acestui scop și nu mai mult de 90 de zile.

În conformitate cu dispozițiile Regulamentului 2016/679 persoanele vizate dispun de o serie de drepturi pe care le pot exercita în raport cu operatorul de date. Exercitarea drepturilor presupune transmiterea unei cereri / solicitări către operatorul de date pentru efectuarea anumitor operațiuni asupra datelor persoanei vizate.

În acest sens, Farmexim prelucrează datele din cererea transmisă pentru formularea unui răspuns față de persoana vizată.

Farmexim prelucrează următoarele date: nume și prenume, număr de telefon, adresă de e-mail, adresă poștală, conținutul solicitării / cereri, semnătură (dacă este transmisă prin servicii poștale), după cum acestea sunt transmise de dvs în cerere ori, altfel, comunicate în vederea soluționării cererii.

Datele dvs vor fi prelucrate pentru furnizarea răspunsului față de cererea / solicitarea înaintată și pentru efectuarea operațiunilor asupra datelor dvs conform solicitării.

Temeiul prelucrării este reprezentat de art. 6 alin. (1) lit. c din GDPR, respectiv  obligația legală a operatorului.

Datele dumneavoastră vor fi păstrate pe durata soluționării solicitării, precum și 3 ani de data soluționării. În cazul în care între Farmexim și dumneavoastră apare un litigiu, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi stocate în sistemele Farmexim până la soluționarea definitivă a acestui litigiu.

Pentru promovarea activității Farmexim utilizează platforme de socializare precum Facebook.

Interacționarea cu Farmexim prin intermediul platformelor presupune ca Farmexim să poată vizualiza date cu caracter personal publice din cadrul contului dumneavoastră, precum: nume și prenume (sau pseudonim, nume utilizator), fotografie de profil, alte informații publice, conținutul mesajului (în cazul în care ne transmiteți mesaje).

Farmexim nu extrage și nu stochează aceste date în bazele proprii. 

Ne asigurăm că accesul la datele dumneavoastră de către terții persoane juridice de drept privat se realizează în conformitate cu prevederile legale privind protecția datelor si confidențialitatea informațiilor, în baza unor contracte încheiate cu aceștia, conform art. 28 din GDPR în cazul persoanelor împuternicite, asigurând același nivel de protecție, ori conform art. 26 din GDPR, în cazul în care aceștia acționează împreună cu Compania în calitate de operatori asociați, după caz.

În prezent, stocăm și prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe teritoriul Germaniei, Irlandei și al României, după caz.

Datele dvs nu sunt transferate în afara UE. In condițiile și în măsura în care, în contextul unei anumite prelucrări, ar fi necesar transferul datelor dvs cu caracter personal în țări terțe, din afara UE sau a SEE, orice astfel de transfer se va realiza cu respectarea cerințelor prevăzute de GDPR în ceea ce privește asigurarea unor garanții adecvate pentru transferul datelor.

Asigurarea confidențialității datelor cu caracter personal pe care ni le transmiteți reprezintă o preocupare importantă pentru noi. Am implementat măsuri tehnice și organizatorice pentru păstrarea confidențialității și securității datelor dumneavoastră cu caracter personal, în conformitate cu procedurile noastre interne cu privire la stocarea, divulgarea și accesarea datelor cu caracter personal. Datele cu caracter personal pot fi păstrate pe sistemele noastre tehnologice de date cu caracter personal, acelea alea contractorilor noștri sau în format tipărit.

Transmiterea datelor dumneavoastră cu caracter personal se poate realiza folosind algoritmi de criptare de ultimă generație și le stocam pe servere securizate, asigurând în același timp redundanța datelor.

Informațiile oferite de dumneavoastră prin intermediul website-ului Farmexim sunt transmise și verificate în mod automat, în formă criptată, cu ajutorul unui protocol SSL (Secure Socket Layer). Facem acest lucru pentru a preveni utilizarea abuzivă a datelor de terți.

În ceea ce privește celelalte situații în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, întreprindem constant măsuri în vederea creșterii gradului de instruire a angajaților în ceea ce privește respectarea normelor în materia protecției datelor, angajații Farmexim fiind subiectul unor angajamente ferme de confidențialitate.

GDPR a instituit o serie de drepturi ale persoanelor vizate, cu privire la prelucrarea datelor acestora de către operatori.  În acest context, puteți solicita accesul la datele dumneavoastră, corectarea oricăror greșeli din fișierele noastre și/sau vă puteți opune la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, în anumite cazuri.

De asemenea, vă puteți exercita dreptul de a depune o plângere la Autoritatea de Supraveghere competentă sau de a vă adresa justiției. După caz, puteți beneficia și de dreptul de a solicita ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal, dreptul la restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră și dreptul la portabilitatea datelor.

Pentru a vă putea exercita drepturile, ne puteți contacta:

• prin e-mail la adresa: dataprotection@farmexim.ro sau
• prin poștă sau curier la adresa Str. Malul Roșu nr. 4, com Balotesti, sat Balotesti, jud Ilfov, cod postal 077015 cu mențiunea în atenția Responsabilului Farmexim cu protecția datelor.

Vă rugăm să rețineți următoarele aspecte dacă doriți să vă exercitați aceste drepturi:

Identitate. Luăm în serios confidențialitatea tuturor înregistrărilor care conțin date cu caracter personal. Din acest motiv, vă rugăm să ne transmiteți cererile dumneavoastră cu privire la astfel de înregistrări folosind adresa de e-mail/datele de identificare utilizate de dumneavoastră în relația cu noi. În caz contrar, ne rezervăm dreptul de a vă verifica identitatea prin solicitarea de informații suplimentare care au ca scop confirmarea identității dumneavoastră.

Durata de răspuns. Vom răspunde la orice solicitări valide în termen de maximum o lună, cu excepția cazului în care acest lucru este deosebit de complicat sau dacă ați făcut mai multe solicitări, caz în care vă vom informa în termen de o lună cu privire la motivele întârzierii și veți primi un răspuns de la noi în termen de maximum două luni. S-ar putea să fie necesar să vă cerem mai multe informații pentru a putea califica cererea dumneavoastră. Acest lucru ne va ajuta să acționăm mai repede și să scurtăm timpul de răspuns la solicitarea dumneavoastră.

Drepturile terțelor părți. Trebuie să știți că exercitarea drepturilor conferite de GDPR nu este una nelimitată, iar în cazul în care o cerere a dumneavoastră ar afecta în mod negativ drepturile și libertățile altor persoane vizate nu vom putea onora cererea dumneavoastră.

Reamintim faptul că puteți contacta în orice moment Responsabilul Farmexim cu protecția datelor prin transmiterea solicitării dumneavoastră prin oricare dintre următoarele modalități:

• prin e-mail la adresa: dataprotection@farmexim.ro, sau
• prin poștă sau curier la adresa: Str. Malul Roșu nr. 4, 077015 Balotești, Ilfov, România cu mențiunea în atenția Responsabilului Farmexim cu protecția datelor.