In cadrul procesului de recrutare pentru un rol deschis in companiile Phoenix Group Romania, anume – Farmexim S.A., cu sediul operational in Balotesti, com Balotesti, str Malul Rosu nr 4, jud Ilfov, adresa de e-mail a Responsabilului cu protectia datelor – dataprotection@farmexim.ro; Help Net Farma S.A, cu sediul operational in Balotesti, com Balotesti, str Malul Rosu nr 4, jud Ilfov, adresa de e-mail a Responsabilului cu protectia datelor – dpo@helpnet.ro ; El Pharma Romania S.R.L., cu sediul operational in Balotesti, com Balotesti, str Malul Rosu nr 4, jud Ilfov, adresa de e-mail a Responsabilului cu protectia datelor – dataprotection@elpharma.ro , în calitate de operatori de date cu caracter personal, va fi asigurata protectia datelor cu caracter personal in conformitate cu prevederile Regulamentul european nr. 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date (GDPR).
In vederea menținerii unei corespondențe cu dvs si/sau în cadrul unui proces de recrutare, dorim să vă explicăm modul în care prelucrăm datele pe care ni le furnizați.
1. Ce categorii de date cu caracter personal prelucram
In contextul organizarii si gestionarii procesului de recrutare, putem colecta urmatoarele categorii de date cu caracter personal in ceea ce va priveste:
- informatii pe care ni le furnizati dumneavoastra cu ocazia aplicarii pentru unul dintre posturile vacante in cadrul companiei prin transmiterea unui CV in atentia noastra (ex. prin e-mail, prin website-ul nostru, personal) ori pe care le primim de la agentii de recrutare/ head-hunting, recomandari sau de la alte persoane ce detin CV-ul dvs.
- informatii pe care le furnizati in profilul dvs. public pe site-urile specializate (ex. bestjobs, ejobs, hipo, LinkedIn)
Categoriile de date pe care le putem prelucra in acest context pot include:
- date de identificare – nume, prenume, datele de contact, adresă domiciliu/ reședință, adresă de corespondență, adresă corespondență electronică (e-mail), telefon;
- date/ informații divulgate în mod public în cadrul platformelor online profesionale (ex. LinkedIn, bestjobs, ejobs, hipo );
- informații privind studiile generale și de specialitate – diplomele obținute, perioada, identificarea oricăror altor tipuri de studii, calificările/ instituțiile în care s-au desfășurat studiile;
- date referitoare la cazierul judiciar, date necesare în functie de pozitia vizată;
- competențe profesionale și/ sau personale relevante – cunoașterea limbilor străine, alte competențe relevante - comunicare, organizatorice, competențe digitale etc.;
- experiența profesională– informații despre angajator (angajatori), ocupația și funcția deținută, principalele activități și responsabilități, descrierea carierei profesionale, detalii despre ultimul loc de muncă, identificarea persoanelor de contact pentru recomandări, orice alte informații cuprinse în cadrul documentelor componente ale dosarului (ex. CV);
- orice alte informații necesare desfășurării procedurii de recrutare, care pot fi divulgate în cadrul sesiunilor de interviuri, precum, dar fără a se limita la competențele funcționale/ tehnice și personale, experiența anterioară și performanțele relevante pentru postul vizat, planurile de carieră, alte informații pe care puteți decide să le dezvăluiți, inclusiv date obținute de Companie rezultând din testarea aptitudinilor ori a cunoștințelor dvs
- informații observate de către intervievatori în cadrul oricărui astfel de interviu, cum ar fi stilul de comunicare, tonul, implicarea, trăsăturile de personalitate (curiozitate, creativitate etc.), munca în echipă, colaborarea, abilitățile de conducere și abilitățile de management, în măsura în care acestea reies din interviu și sunt relevante pentru procesul de recrutare;
- imaginea, vocea în cadrul sesiunilor de recrutare (interviurilor, inclusiv in cazul interviuirilor desfasurate online), imaginea - conținută în documentele prezentate, imaginea / vocea sau surprinsă de camerele de supraveghere video instalate în locațiile în care se desfășoară sesiunile de interviuri;
- în cazul sesiunilor de interviuri online desfășurate prin intermediul serviciului "Microsoft Teams" (MS Teams) date personale constând în adresa de e-mail și numele contului, date de jurnal: Adresa IP; data și ora de utilizare a MS Teams; informații privind cantitatea de date și versiunea MS Teams, informații despre ședință: data și ora ședinței; participanții la ședință; ID-ul și parola ședinței; și alte informații despre ședință stocate în MS Teams, informații/date cuprinse în fișiere text, video și audio: texte în chat-uri; fișiere video și audio pentru transmiterea conversației online;
- în cazul obținerii postului sunt colectate datele de identificare cuprinse în cadrul actelor de identitate CI/ Pasaport – serie, număr, data nașterii, CNP, entitatea emitentă, perioada de valabilitate, informații medicale (Atestarea stării de sănătate se face pe bază de examen medical de specialitate), orice alte informații (incluzând solicitări de documente/ avize/ autorizații) necesare pentru verificarea îndeplinirii condițiilor stabilite conform prevederilor legale;
Este posibil ca în cazul etapelor avansate în procesul de recrutare datele cu caracter personal, respectiv documentele relevante să fie solicitate înainte de finalizarea procesului și încheierii contractului. În timpul procesului de recrutare, anumite "categorii speciale de date" este posibil să fie colectate, respectiv date privind sănătatea (informații privind anumite dizabilități) relevante în contextul postului vizat, pentru a permite angajatorului să respecte obligațiile sale specifice în domeniul dreptului muncii de a adapta procedura de selecție la nevoile speciale;
Vă rugăm să nu furnizați: o fotografie a dvs. și/ sau orice date personale sensibile în procesul de recrutare [originea rasială sau etnică; convingerile politice; convingerile filozofice sau religioase; apartenența la un sindicat sau la un partid politic; istoricul infracțiunilor sau a procedurilor penale și a sancțiunilor sau amenzilor asociate; comiterea oricărui comportament ilegal sau necorespunzător și a sancțiunilor asociate, cu excepția situațiilor în care aceste date sunt colectate în conformitate cu obligațiile legale ale Operatorului]. Cu toate acestea menționăm este posibil ca în procesul de recrutare să fie dezvăluite de către dumneavoastră astfel de informații.
Pentru verificarea informațiilor comunicate în cadrul procesului de recrutare este posibilă solicitarea documentelor relevante, constând în diplome, certificate, scrisori de recomandare, referințe. Menționăm că este posibilă contactarea persoanelor indicate în cadrul CV-urilor/ documentelor transmise, precum și să solicităm informații de la fostii angajatori în ceea ce privește durata angajării și activitățile desfășurate.
În cazul în care CV-urile sau corespondența similară conțin date cu caracter personal care ne sunt trimise în mod nesolicitat, politica Phoenix Group Roman este de a șterge înregistrările respective după finalizarea procesului de recrutare sau după ce candidatura a fost respinsă. În cazul în care candidatura este acceptată datele transmise vor fi păstrate atât timp cât este necesar în conformitate cu prevederile legale.
2. Scopul si temeiul prelucrarii acestor date
Datele cu caracter personal sunt prelucrate în scopul contactării dumneavoastră, al desfășurării procesului de recrutare, organizării interviurilor, verificărilor prealabile a aptitudinilor profesionale și personale pentru ocuparea unui loc de munca vacant, crearea de note interne/ rapoarte/ Fișe privind desfășurarea interviurilor/ verificarilor prelabile, desfășurarea demersurilor in vederea incheierii contractului de muncă. Prelucrarea se realizează în temeiul: i) demersurilor în vederea încheierii unui contract de muncă [art. 6 alin. 1 lit b GDPR]; ii) îndeplinirii unei obligaţii legale care îi revine operatorului [art. 6 alin. 1 lit c GDPR].
In contextul participarii dumneavoastra la procesele de recrutare, va pot fi solicitate date cu caracter personal suplimentare și/ sau pot fi realizate verificări prealabile privind aptitudinile profesionale și personale, inclusiv prin desfasurarea interviurilor online si realizarea in acest context de note interne în temeiul interesului legitim al Operatorului [art. 6 alin. 1 lit f GDPR].
Menționăm că în cadrul procesului de recrutare este posibilă utilizarea platformelor profesionale online (ex. LinkedIn) pentru efectuarea verificării prealabile a aptitudinilor profesionale şi personale în raport de natura și specificul postului vizat, în temeiul interesului legitim al Operatorului [art. 6 alin. 1 lit f GDPR].
In cazul in care se va incheia un contract de munca, datele dumneavoastra cu caracter personal vor fi prelucrate, în special în baza i) executării unui contract de muncă [art. 6 alin. 1 lit b GDPR] și ii) îndeplinirii obligațiilor legale [art. 6 alin. 1 lit c GDPR], prevazute de Codul Muncii, de dispozitiile privind sanatatea si securitatea in munca sau de alte dispozitii legale incidente. Informatii cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal in contextul relatiilor de munca va vor fi aduse la cunostinta la momentul incheierii contractului de munca.
Menționăm în mod expres că în conformitate cu dispozițiile Codului Muncii, putem solicita informații de la foştii angajatori, privind activităţile îndeplinite şi la durata angajării. Datele cu caracter personal pot fi prelucrate și în scopul includerii în baza de date privind potentialii candidati, in vederea proceselor de recrutare viitoare, exclusiv în temeiul consimtământului exprimat in prealabil in acest scop de către dumneavoastră. [art. 6 alin. 1 lit a GDPR]
3. Informații privind confidențialitatea în contextul utilizării serviciului "Microsoft Teams" (MS Teams) pentru desfășurarea interviurilor online
Desfășurarea procesului de recrutare se poate realiza prin interviuri online, utilizând serviciul "Microsoft Teams" (MS Teams), care implică că transmiterea datelor este criptată și protejată împotriva accesului neautorizat. Conversațiile purtate cu ajutorul MS Teams nu sunt înregistrate.
Vă rugăm să vă familiarizați cu opțiunile de configurare din contul dvs. de MS Teams. De exemplu, aveți opțiunea de a alege un fundal, opțiune pe care o recomandăm din considerente privind protecția vieții private.
Datele personale sunt prelucrate în legătură cu întâlnirile online despre candidatura dvs în temeiul demersurilor necesare în vederea încheierii unui contract de muncă [art. 6 alin. 1 lit b GDPR]. În cadrul acestei etape, pot interveni inclusiv prelucrări întemeiate pe interesul legitim al Operatorului, în legătură directă și necesară fie cu evaluarea capacității candidatului de a ocupa postul oferit, fie cu evaluarea competențelor profesionale ale acestuia [art. 6 alin. 1 lit f GDPR].
4. Cat timp pastram datele dumneavoastra cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt stocate pentru perioade determinate, aplicand si urmatoarele criterii: i) termenele stabilite în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile, ii) durata necesară pentru expirarea termenelor legale si/sau de prescriptie juridică, precum și iii) termenele și procedurile stabilite în conformitate cu regulile interne, inclusiv cele privind stocarea datelor.
In cazul in care procesul de recrutare s-a finalizat prin incheierea unui contract de munca, datele furnizate in procesul de recrutare vor ramane stocate la dosarul dvs de personal si vor fi stocate pentru perioade stabilite conform prevederilor legale sau pentru perioade determinate conform criteriilor de mai sus – pct. ii si iii.
Cu privire la datele stocate in urma consimtamantului dvs prealabil, pe acestea le stocam pentru o perioada de 3 (trei) ani, prevazuta in formularul de consimtamant ani sau pana la exercitarea dreptului de retragerea a acestuia, oricare dintre aceste date survine mai devreme. În situația în care nu doriți să fiți inclus în baza de date a candidaților aparținând companiei, acest lucru nu va afecta procesul de recrutare pentru postul la care ați aplicat, datele personale urmand a fi sterse după trecerea unui termen general6 luni de la data finalizarii procesului de recrutare pentru postul vizat, cu respectarea procedurilor interne privind procesul de stergere a datelor.
In cazul in care datele dumneavoastra au fost stocate si prelucrate in baza interesului nostru legitim, durata de stocare este cea stabilita conform criteriilor indicate de catre Operator sau pana la manifestarea dreptului de opozitie la o astfel de prelucrare, oricare dintre acestea survine mai devreme. In aceasta situatie nu mai prelucram datele personale, cu exceptia cazului in care exista motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevalează asupra intereselor, drepturilor şi libertăţilor persoanei vizate sau scopul prelucrarii este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă.
După finalizarea perioadei de stocare declarată, datele pot fi păstrate numai în situația necesității de conformare cu dispozițiile legale aplicabile ( ex. situația unui litigiu, cercetari / anchete penale, contravenționale, administrative), precum si in situatia existentei unor motive legitime şi imperioase care justifică prelucrarea.
În orice situație, stocarea, ștergerea, anonimizarea datelor (dacă este aplicabil) au la bază reducerea la mimum a datelor prelucrare, fiind respectată procedura internă care vizează efectuarea procesului de evaluare si stergere periodic, in general in lunile iunie si decembrie.
Pentru mai multe informatii privind termenele si criteriile aplicate pentru stocarea datelor, va recomandam accesarea Politicilor de confidentialitate disponibile in cadrul website-u sau contactarea Responsabilului cu protectia datelor, utilizand datele de contact mai jos indicate.
5. Destinatarii datelor dumneavoastra cu caracter personal
Datele cu caracter personal pot fi dezvaluite in conformitate cu temeiurile legale aplicabile, in functie de situatie si cu respectarea principiului minimizarii, si doar in conditii care asigura deplina confidentialitate si siguranta a datelor, urmatorilor destinatari si/ sau urmatoarelor categorii de destinatari:
- societati din cadrul grupului de societati PHOENIX – in scopuri administrative interne (de exemplu, infrastructura informatica) sau pentru auditarea si monitorizarea proceselor noastre interne. De asemenea, putem transfera datele tale catre companii din grupul Phoenix care ne furnizeaza produse si servicii, cum ar fi sistemele de tehnologie a informatiei, ori care desfasoara activitati in colaborare cu compania. Accesul la datele dvs personale este limitat la acei angajati care trebuie sa cunoasca datele cu caracter personal si care sunt subiectul unor angajamente ferme de confidentialitate
- furnizori de servicii de recrutare/ head-hunting;
- furnizori de servicii de mentenanta software.
Ne asiguram ca accesul la datele dumneavoastra de catre tertii persoane juridice de drept privat se realizeaza in conformitate cu prevederile legale privind protectia datelor si confidentialitatea informatiilor, in baza unor contracte incheiate cu acestia, conform art. 28 din GDPR in cazul persoanelor imputernicite, asigurand acelasi nivel de protectie, ori conform art. 26 din GDPR, in cazul in care acestia actioneaza impreuna cu Compania in calitate de operatori asociati, dupa caz.
Destinatarii datelor prelucrate atunci când se desfășoară o conversație online utilizând MS Teams includ Microsoft Corporation (One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399)
SUA) și subcontractanții utilizați de Microsoft pentru a furniza MS Teams. Microsoft oferă o listă actualizată a subcontractanților la următoarea adresă URL, la rubrica "List of subprocessors" (Lista subprocesatorilor) și indică ce subcontractanți sunt implicați în ce servicii Microsoft: https://www.microsoft.com/en-ww/trust-center/privacy/data-access. Mai multe informații despre prelucrarea datelor de către Microsoft însăși pot fi găsite la următoarea adresă URL: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy?view=o365-worldwide .
6. Transferul datelor cu caracter personal
În prezent, stocăm și prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe teritoriul României si al Germaniei , după caz.
Datele dvs nu sunt transferate în afara UE. In condițiile și în măsura în care, în contextul unei anumite prelucrări, ar fi necesar transferul datelor dvs cu caracter personal în țări terțe, din afara UE sau a SEE, orice astfel de transfer se va realiza cu respectarea cerințelor prevăzute de GDPR în ceea ce privește asigurarea unor garanții adecvate pentru transferul datelor.
Atunci când se utilizează MS Teams, transferurile de date în afara UE/SEE se efectuează pe baza clauzelor contractuale standard de la operatorul UE la împuternicitul din afara UE sau SEE (disponibile aici: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en). În plus, au fost convenite cu Microsoft garanții suplimentare care se aplică în cazul transferurilor de date în afara UE / SEE.
7. Drepturile dvs.
Vă informăm că, în cadrul reglementărilor privind protecția datelor cu caracter personal prevăzute de Regulamentul general privind protecția datelor UE 679/2016, în cazul în care prelucrăm date cu caracter personal care va privesc, dispuneți de următoarele drepturi:
- dreptul de acces, prevăzut de art. 15, în baza căruia puteți să ne solicitați, gratuit, să vă confirmăm dacă prelucrăm sau nu date cu caracter personal care vă privesc. De asemenea, ne puteți solicita o copie a datelor pe care le prelucrăm despre dumneavoastră. Cererile trebuie să includă informații relevante pentru a vă putea identifica în baza noastră de date. Vom soluționa cererea dumneavoastră, în maxim 30 de zile;
- dreptul la rectificare, prevăzut de art. 16, pe care îl puteți exercita, prin formularea unei cereri prin care ne puteți solicita să modificăm informațiile pe care le avem deja despre dumneavoastră. Puteți formula o astfel de cerere atunci când observați ca datele dumneavoastră sunt incomplete sau inexacte;
- dreptul la restricționarea prelucrării, prevăzut de art. 18, pe care puteți să-l exercitați atunci când contestați exactitatea datelor, considerați că prelucrarea este ilegală sau vă opuneți ștergerii datelor. Urmare a exercitării acestui drept, vom putea în continuare să stocăm datele, efectuarea altor operațiuni de prelucrare fiind posibilă doar cu consimțământul dumneavoastră, cu excepția cazurilor expres prevăzute de lege;
- dreptul la portabilitate, prevăzut de art. 20, pe care îl puteți exercita doar pentru cazurile în care prelucrarea are ca temei consimțământul dumneavoastră sau contractul și doar dacă datele dumneavoastră sunt prelucrate prin mijloace automatizate. Daca îndepliniți condițiile, ne puteți transmite o cerere de portare a datelor către operatorul pe care vi-l doriți;
- dreptul la opozitie prevăzut de art. 21 privind prelucrarea datelor in temeiul interesului legitim. In aceasta situatia exercitarii dreptului la opozitie nu mai prelucram datele personale, cu exceptia cazului in care exista motive legitime si imperioase care justifica prelucrarea si care prevalează asupra intereselor, drepturilor şi libertăţilor persoanei vizate sau scopul prelucrarii este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă.
- dreptul la ștergere, prevăzut de art. 17, în baza căruia avem obligația să ștergem datele cu caracter personal pe care le prelucrăm despre dumneavoastră. Acest drept nu este unul absolut, având aplicabilitate doar în anumite situații expres prevăzute de lege. Atunci când formulați o cerere de ștergere, vă rugăm să aveți în vedere că ștergerea acestora poate fi un proces complex.
Orice persoană vizată are dreptul de a depune o plângere la Autoritatea de Supraveghere, precum şi dreptul la o cale de atac eficientă în fața unei instanțe judecătorești, în cazul în care persoana vizată consideră că drepturile sale garantate în conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 679/2016 sunt încălcate.
Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.
B-dul Magheru 28-30, Sector 1 BUCUREŞTI/ Tel. +40 31 805 9211/ Fax +40 31 805 9602
Email: anspdcp@dataprotection.ro
Website: http://www.dataprotection.ro/
Persoana vizată îşi poate exercita drepturile în temeiul GDPR cu privire la şi în raport cu fiecare dintre operatorii mentionati in partea introductiva a prezentei Note de informare.
Pentru simplificarea procedurii, în vederea exercitării acestor drepturi, utilizatorul poate trimite o cerere scrisă adresata companiei pentru care se desfasoara procesul de recrutare, la adresa postala Balotesti, com Balotesti, str Malul Rosu nr 4, cu mentiunea “In atentia Responsabilului cu protectia datelor al companiei ……….. [se va indica denumirea corespunzatoare]” sau utilizand urmatoarele adrese de corespondenta electronica:
- Farmexim SA: dataprotection@farmexim.ro
- Help Net Farma SA: dpo@helpnet.ro, respectiv
- El Pharma Romania S.R.L.: dataprotection@elpharma.ro.